メールシステムの不具合によるメール喪失事故について

信州大学 全学生,教職員の皆様
                     総合情報センター長                             
                          不破 泰

  メールシステムの不具合によるメールの喪失事故について

 信州大学では、2010年3月のシステム更新時に全学のメール
システムが日立製作所によりDEEPSoft社製のDEEPMailに切り替わり
ました。このDEEPMailは全国の多くの大学(注1)が導入し実績が
あるシステムです。

 2013年5月および6月に、このシステムに対して外部から攻
撃があり、その対応作業中の6月19日にはメーカー作業員がメー
ル喪失事故を起こしました。このことについては、喪失したメール
の送受信者の皆様に具体的な喪失メールのリストを提示の上でお詫
びの連絡をさせていただき、総合情報センターのHPにその詳細を記
述しています。あらためて皆様にお詫びいたします。

 この5,6月の対応の中で信州大学総合情報センターではDEEPSo
ft社の技術者とDEEPMailの処理内容について詳細に検証を行い、そ
の結果DEEPMailソフトウェアの不具合(プログラムのバグ)を今回
新たに発見しました。この不具合はシステムがある特定の状況にな
った場合にメールに対する「メール転送」(注2)「メーリングリ
スト(個人用メーリングリストを含む)」(注3)の処理が正しく
行われず、そのメールを喪失してしまうというものです。なお、DE
EPMailが多くの大学で採用されていることから、この「ある特定の
状況」について具体的に記述することは、他の大学に同じ被害が拡
大するおそれがあるためできません。

 例えシステムがどのような状況になろうとメール喪失につながる
不具合は許されるものではありません。また、このメール喪失はDE
EPMailを利用している他のどの大学においても起こりえるものです。
この事についてはDEEPSoftのHPにも近日中に掲載されます。

 具体的に喪失の可能性があるメールは以下の通りです。
  ・2010年3月1日以降送受信されたメールのうち、メール
   転送、メーリングリストの機能を用いたもの

 喪失したメールの復活は不可能であるため、現在センターでは日
立製作所及びDEEPSoft社とともにシステムの動作記録から喪失され
たメールの送信者、受信者の皆様に具体的に喪失メールの「送受信
者名,送受信日時,タイトル」をお知らせする作業を続けています。
今後わかり次第早期に具体的な情報を、被害を受けられたユーザに
個別にお知らせ致します。また、その進捗状況をHPでお知らせ致
します。本メールはその作業を待つことなくまずは発生した事実を
皆様にお知らせするものです。皆様に行っていただきたい具体的な
対応については、個別にお知らせするメールに明記いたします。

 今後該当者にお知らせをお送りするスケジュールは以下の通りで
す(予定)。
2013年6月に喪失したメールについてのお知らせ
   :6月30日まで 7月1日送付終了
2013年5月に喪失したメールについてのお知らせ
   :7月7日まで 7月8日早朝送付終了
2012年5月~2013年4月喪失したメールについてのお知らせ
   :7月14日まで
2011年5月~2012年4月喪失したメールについてのお知らせ
   :7月21日まで
2010年5月~2011年4月喪失したメールについてのお知らせ
   :7月28日まで

 この報告作業と並行して、さらなるメール喪失が発生しない様、
次の対応をとっています。
  ・発見した不具合について、プログラムの他の箇所についても
   検証を進めながらプログラム全体を見直し、メール喪失が発
   生しないようにシステムの改修をDEEPSoft社に行わせます。
   (9月末までに完了予定)
  ・上記対応が完了までの間、今回発見した不具合が発生する「
   特定の状況」にならない様システムの監視を既に行っており、
   さらにシステム運用方針の変更を7月1日までに行います。

 このたびのメール喪失につき、改めて皆様に多大なご迷惑をかけ
ることになりました。申し訳ありません。

(注1)2013年6月現在、DEEPMailを導入している主な大学は全国
  で90校になります。
(注2)「メール転送」について
  DEEPMail宛に届いたメールを、他のメールアドレスに転送する
  機能です。DEEPMailの「オプションメニュー」中にある「メー
  ル転送」を選択して、各個人で設定します。
(注3)メーリングリスト(個人用メーリングリストを含む)
  メーリングリストとは、一つのメールアドレスにメールを送る
  とそこに登録されている複数のユーザにメールが分配される仕
  組みのことです。DEEPMailには、次の2種類のメーリングリス
  トがあります。
  (1)個人用メーリングリスト
    DEEPMailの「メーリングリストメニュー」を選択して、個
    人で登録管理するメーリングリストです。このアドレスは
    必ず[個人のメールアドレス]ー(ハイフン)[文字列]
    @shinshu-u.ac.jpという形式になっています。
  (2)メーリングリスト
    総合情報センターに申請をして作成するメーリングリスト
    です。
「メール転送」「メーリングリスト」について、不明な点がありま
したら下記掲載の報告専用MLにまでお問い合わせ下さい。

 今回の問題に対してご質問・お問い合わせがありましたら、下記
までお願い致します。
[総合情報センター メール喪失問題報告専用メーリングリスト]
hitachi-incident@shinshu-u.ac.jp